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Firmenwagen – das Fahrtenbuch

Die private Nutzung eines Dienstwagens unterliegt der Steuerpflicht, da hierdurch ein geldwerter Vorteil entsteht, der dem Einkommen gleichgestellt wird. Im Gegensatz dazu können beruflich veranlasste Fahrten mit einem privaten Fahrzeug steuerlich geltend gemacht werden. Für die korrekte Abgrenzung zwischen dienstlichen und privaten Fahrten empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen, um gegenüber dem Finanzamt eine lückenlose Dokumentation vorzulegen.

Für wen eignet sich das Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch lohnt sich, wenn Sie beruflich oft verschiedene Kunden, Filialen oder Baustellen besuchen – nicht nur beim täglichen Arbeitsweg, auch wenn er ggfls. weiter ist. 

  • Für Dienstwagenfahrer/innen gilt: Das Fahrtenbuch lohnt sich umso mehr, je niedriger die Gesamtkosten für den Firmenwagen sind. Wenn beispielsweise das Auto bereits abgeschrieben wurde oder ein Gebrauchtwagen ist, wenn Sie als Arbeitnehmer/in die Benzinkosten selbst zahlen oder wenn Sie eine Zuzahlung zur Anschaffung geleistet haben, dann sollten Sie Fahrtenbuch führen. Ansonsten fahren Sie mit der alternativen 1-Prozent-Regelung besser.
  • Nutzen Sie für die beruflichen Fahrten Ihren privaten Wagen, lohnt sich das Fahrtenbuch nur, wenn Ihr Auto sehr teuer in Anschaffung und Unterhalt ist, sodass Sie auf einen Kilometer-Kostensatz von über 0,30 Euro pro Kilometer kommen. 

Wie funktioniert ein Fahrtenbuch?

Das Fahrtenbuch dient der Dokumentation sämtlicher dienstlicher und privater Fahrten. So wird sichergestellt, dass Lohnsteuerpflichten ausschließlich für private Fahrten mit dem Firmenwagen entstehen, während Steuervergünstigungen nur für dienstliche Fahrten mit dem privaten Fahrzeug beansprucht werden können. Aus diesem Grund ist es erforderlich, jede Fahrt eindeutig nach beruflichem oder privatem Anlass zu erfassen.

Wie führe ich ein Fahrtenbuch richtig?

Ein Fahrtenbuch muss laut Einkommensteuergesetz „zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen“.

Wichtig: Mit Bleistift ausgefüllte Fahrtenbücher werden nicht anerkannt. Denn mit Bleistift eingetragene Angaben können leicht nachträglich verändert werden. Aber auch ein Fahrtenbuch, das in einer anderen manipulierbaren Form erstellt ist – zum Beispiel mit einer Excel-Tabelle –, wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Das gilt für alle Fahrtenbücher, die nachgebessert, verändert oder überschrieben werden können.

Grundsätzlich gilt: Tragen Sie jede Fahrt am besten direkt nach Ihrer Ankunft ins Fahrtenbuch ein. Denn Sie müssen Ihr Fahrtenbuch ununterbrochen das ganze Jahr führen und die Fahrten chronologisch aufschreiben. Tun Sie das nicht, ist es wahrscheinlich, dass das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch nicht anerkennt. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) als oberstes deutsche Steuergericht bereits mehrfach in Urteilen deutlich gemacht.

Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte müssen Sie auch vermerken. Bei Ihren Privatfahrten brauchen Sie allerdings nur die gefahrenen Kilometer anzugeben.

Geht das auch elektronisch?

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass ein Fahrtenbuch eine übersichtliche und geschlossene Form aufweisen muss, um nachträgliche Änderungen der Eintragungen auszuschließen. Hierzu eignet sich entweder ein vorgedrucktes Fahrtenbuch in Papierform, das handschriftlich ausgefüllt wird, oder ein elektronisches Fahrtenbuch, das den Anforderungen des Finanzamts entspricht. Elektronische Fahrtenbücher sind nutzerfreundlich zu installieren und gewährleisten eine sichere Speicherung aller erforderlichen Daten, wodurch Manipulationen effektiv verhindert werden.

Eine Excel-Tabelle hingegen genügt den gesetzlichen Vorgaben nicht, da sie kein geschlossenes Verzeichnis darstellt und sowohl einzelne Zellen als auch komplette Zeilen im Nachhinein ohne Nachweis hinzugefügt oder verändert werden können.

Und was wenn ich es fehlerhaft umgesetzt habe?

Wenn Sie nur eine Anforderung nicht erfüllen, kann das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch ablehnen. Dann wird Ihr Dienstwagen nach der 1-Prozent-Regelung versteuert. Für Dienstfahrten mit dem privaten Wagen dürfen Sie maximal mit 0,30 Euro pro Kilometer kalkulieren, wenn Ihr Fahrtenbuch nicht anerkannt wird – ohne Rechnungen und Belege kann es sogar sein, dass Sie gar keine Fahrtkosten absetzen dürfen.

Übrigens, Sie können jedes Jahr neu entscheiden, welche Methode Sie verwenden wollen.

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Firmenwagen 1 % Regelung vs. Fahrtenbuch

Ein Geschäftswagen ist auf dem ersten Blick oftmals verlockend, aber hier lohnt sich der zweite Blick: Natürlich, und wie könnte es anders sein, möchte das Finanzamt von Ihrem Geschäftswagen ein Stückchen ab haben. Es zählt zu Ihrem Einkommen.

Bei Betriebsprüfungen wird auf den Firmenwagen immer besonderes Augenmerk gelegt.

Es gibt 2 Methoden, um einen Firmenwagen zu versteuern, hier die gekürzte Fassung:

  • Die 1%-Regelung

Die Berechnung nach dieser Pauschalmethode ist einfach. Ein Prozent vom Bruttolistenpreis des Firmenwagens inklusive Sonderausstattung kommt zum Monatsgehalt hinzu – plus 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer zur ersten Tätigkeitsstätte (Also Fahrten ins Büro). Steuern und Sozialversicherungsbeiträge führt das Unternehmen für Arbeitnehmer direkt ab.  Selbstständige berücksichtigen den Betrag zur Privatnutzung des Dienstwagens als Betriebseinnahme in der EÜR und versteuern ihn als Entnahme. Ein Nachteil der Pauschalierung: Bei der 1-Prozent-Regelung gilt der inländische Bruttolistenpreis des Fahrzeugs plus Sonderausstattung zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Das gilt auch für 10 Jahre alte Autos. Auch, wenn das Unternehmen für den Firmenwagen weniger bezahlt hat oder auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Pendeln Beschäftigte nicht regelmäßig mit dem Dienstwagen zur Firma, ist die Einzelbewertung günstiger. Unternehmen setzen dann zur Berechnung lediglich die tatsächlichen Fahrten an – pro Kilometer 0,002 Prozent vom Bruttolistenpreis. Dieser ermäßigte Satz gilt aber nur für maximal 180 Fahrten pro Kalenderjahr.

  • Das Fahrtenbuch

Oft lohnt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen, wenn

  1. der Bruttolistenpreis des gekauften Fahrzeugs sehr hoch ist.
  2. Selbstständige oder Arbeitnehmer den Firmenwagen überwiegend geschäftlich und nur wenig privat fahren.
  3. die jährliche Fahrleistung gering ausfällt und auch die laufenden Kosten entsprechend niedrig sind.
  4. es sich um ein Gebrauchtfahrzeug handelt.
  5. der Dienstwagen schon älter und vollständig abgeschrieben ist.

Anforderungen an das Fahrtenbuch

  1. Zeitnah dokumentieren: Jede Fahrt ist zeitnah – am besten bei der Ankunft – ins Fahrtenbuch einzutragen. Pro Firmenwagen ist ein Fahrtenbuch zu führen.
  2. Pflichtangaben beachten: Bei Dienstreisen sind Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Reiseziel und -zweck aufzuzeichnen. Ebenso der Name des Kunden oder Geschäftspartners, bei Umwegen auch die Fahrtroute. Bei Privatfahrten genügt ein Vermerk im Fahrtenbuch. Leichter geht dies mit einem elektronischen Fahrtenbuch. Es dokumentiert automatisch Start und Ziel, Reiseroute, Kilometerstände, Datum und Uhrzeit. Lediglich Reisezweck sowie Namen der Geschäftspartner sind zu ergänzen.
  3. Lückenlos erfassen: Alle Fahrten sind fortlaufend und vollständig zu erfassen. Ein Fahrtenbuch in Papierform darf keine Leerzeilen enthalten und muss gebunden sein.
  4. Manipulationen ausschließen: Wer ein Fahrtenbuch führt, darf Einträge nicht nachträglich ändern. Sollte dies ausnahmsweise nötig sein, muss eine genaue Dokumentation erfolgen. Sonst genügt das Fahrtenbuch nicht den Anforderungen des Finanzamts. Nachträgliche Aufzeichnungen beim elektronischen Fahrtenbuch erkennen Betriebsprüfer am Zeitstempel.

Sollten Sie sich für ein E-Auto(oder Hybrid) entscheiden, sieht die ganze Sache um einiges günstiger aus, da der Staat diese fördert. Da wird aus der 1%-Regelung eine ½ oder ¼-Regelung. Aber auch das ist hier nur die gekürzte Fassung.

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Weihnachtsgeld, ein zweischneidiges Schwert

Weihnachtsgeld, ein zweischneidiges Schwert. Viele ältere und langeingesessene Mitarbeiter bekommen es noch, während die jüngeren oder neu hinzugekommenen Kollegen oftmals in die Röhre sehen. Dabei ist Weihnachtsgeld ein teures Vergnügen sowohl auf der Arbeitgeberseite, als auch auf der Arbeitnehmerseite.

Das Weihnachtsgeld muss als Sonderzahlung voll versteuert werden. Es ist steuerlich gesehen kein Arbeitslohn, sondern zählt wie Abfindungen und Urlaubsgeld zu den sogenannten „sonstigen Bezügen“. Für solche Einmalzahlungen wird die Lohnsteuer nach der Jahreslohnsteuertabelle ermittelt. Durch diese Art der Steuerberechnung bleibt deshalb oft weniger vom Weihnachtsgeld übrig als erwartet. Wann aber ist der Arbeitgeber verpflichtet Weihnachtsgeld zu zahlen?

  1. Das Weihnachtsgeld ist im Tarifvertrag vereinbart, der für Sie verbindlich ist.
  2. Die Zahlung ist im Arbeitsvertrag fest (also nicht nach Ermessen und Betriebslage) vereinbart.
  3. Es gelten Betriebsvereinbarungen, die die Zahlung des Weihnachtsgeldes regeln, vorschreiben.
  4. Es wurde immer schon bezahlt, es entstand also eine sogenannte betriebliche Übung

Auch wenn Sie nun meinen, Sie wären evtl. aus dem Schneider, behalten Sie unbedingt Punkt 4 im Auge! Eine betriebliche Übung für Weihnachtsgeld entsteht, wenn der Arbeitgeber diese Sonderzahlung über mindestens drei Jahre hinweg ohne Freiwilligkeitsvorbehalt vorbehaltlos und regelmäßig erbringt. Ab dem vierten Jahr können Arbeitnehmer daraus einen rechtlichen Anspruch auf Weihnachtsgeld ableiten, den der Arbeitgeber nicht einfach einstellen kann. 

Aber was könnte man dem Arbeitnehmer denn Gutes tun zu Weihnachten ohne die Abzüge beim Arbeitnehmer?

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